Cách sử dụng điện thoại
CÁCH SỬ DỤNG ĐIỆN THOẠI
Ngày nay, có thể nói điện thoại là một trong những phương tiện thông tin liên lạc phổ biến và tiện dụng vào loại bậc nhất trong giao tiếp hằng ngày. Tuy nhiên, để sử dụng điện thoại cho thật hợp lý và hiệu quả là cả một nghệ thuật. Qua chiếc điện thoại, bạn có thể trở thành người thành công trong công việc và giao tiếp; nhưng cũng có thể là người gây khó chịu và phiền toái cho người khác.I. NHỮNG ĐIỀU CẦN TUÂN THỦ VỀ LỄ TIẾT KHI SỬ DỤNG ĐIỆN THOẠI
Mục đích
Điện thoại là phương tiện dùng để thông tin, liên lạc, để sử dụng cho những việc quan trọng, khẩn cấp… nên tránh dùng điện thoại để tán gẫu.
Cách sử dụng
Trong giao tiếp điện thoại cần chú ý đến ngữ khí, vì qua điện thoại ta chỉ nghe tiếng chứ không thấy mặt. Do đó, lời nói và giọng điệu là rất quan trọng. Lời nói giúp truyền thông điệp đến người nghe; và giọng điệu giúp người giao tiếp nhận ra phần nào cảm xúc của đối tượng. Vì thế, ta cần biết cách sử dụng điện thoại cho hiệu quả.
Để sẵn giấy bút ngay bên điện thoại để khi cần ghi lại thông tin của người gọi hoặc nội dung của cuộc điện đàm.
Khi nói điện thoại, miệng hướng về phía ống nghe, âm lượng vừa phải, không quá lớn cũng không quá nhỏ. Giọng nói rõ ràng, ngữ khí tự nhiên.
Khi cần thiết nên lặp lại những lời quan trọng cần chính xác như: địa chỉ liên lạc, số điện thoại, thời gian, địa điểm…
Tạo cảm giác nhẹ nhàng, tránh nóng nảy, nhẫn nại lặp lại thông tin khi đối tượng nghe không rõ và hỏi lại.
Giọng nói ung dung, rõ ràng, chính xác, nhất là khi có việc gấp.
Cần làm chủ cảm xúc, tâm trạng cá nhân ảnh hưởng không tốt đến cuộc điện đàm.
Những từ “Vui lòng”, “Làm ơn”, “Cám ơn”, “Xin lỗi”,… nên được sử dụng để tạo cảm tình và thân thiện nơi người nghe.
Không nên nói chuyện quá lâu, nói chuyện phiếm qua điện thoại gây ảnh hưởng đến việc liên lạc điện thoại của người khác.
Khi nói chuyện xong, nên lịch sự nói lời “tạm biệt” vì đây là tín hiệu kết thúc buổi nói chuyện và thể hiện sự tôn trọng đối tượng.
Để lời nói và giọng điệu được lịch sự và đúng mực, trước tiên, người sử dụng điện thoại cần tuân thủ những khuôn mẫu về lễ tiết trong phép xã giao hằng ngày. Nên biết những câu nói khi gọi đi, khi nhận điện và những câu kết thúc cuộc điện đàm.
Khi gọi:chuẩn bị nội dung thông tin, số máy cần gọi: Chuẩn bị nội dung của cuộc gọi là bước khởi đầu cần thiết vừa giúp các bên tham gia điện đàm dễ dàng trao đổi, nắm bắt thông tin để cuộc gọi không bị dông dài, vòng vo. Nếu cuộc gọi quan trọng, người gọi nên viết sẵn ra giấy những điểm chính về nội dung cần trao đổi để tránh quên sót và mất thời gian.
Khi bắt đầu nói: xưng danh tánh và ý chính cuộc nói chuyện cách lịch sự. Lỗi thông thường trong giao tiếp điện thoại mà chúng ta hay gặp phải là người gọi điện không xưng danh tánh làm cho người nhận điện bối rối trong cách xưng hô, nhất là khi nhận điện nơi công sở.
Khi gọi lầm số: khi biết mình gọi lầm số điện thoại, nếu điện thoại đã thông thì không nên gác điện thoại xuống ngay. Gặp chuyện bất ngờ cần tránh thất lễ. Cách làm đúng đắn là xin lỗi người nhận cuộc gọi, sau đó mới gác điện thoại, có thể hỏi lại: “Xin lỗi, có phải đây là số… không?”. “Xin lỗi, tôi đã nhầm số”.
Để lại lời nhắn: khi điện thoại đã thông mà người cần gặp không có ở nhà, đừng vội gác máy mà không để lại lời nhắn vì như vậy sẽ tạo tâm lý bất an, bối rối cho người được gọi. Trong trường hợp này, người gọi báo tên, số điện thoại của mình (hoặc tên và điện thoại cơ quan) cho người nhận điện thoại nhờ báo lại cho người mình muốn gặp. Trường hợp máy được gọi có chức năng trả lời tự động và ghi âm tin nhắn, người gọi nên để lại tin nhắn, tên và số điện thoại của mình ngay sau tiếng ‘bip’ (tín hiệu cho biết máy bắt đầu ghi âm) để người được nhắn có thể liên lạc lại sau.
Chú ý đến thời gian và cách thức gọi điện sao cho phù hợp với thời giờ và công việc của người được gọi. Ngoại trừ những cuộc gọi khẩn cấp, thật sự cần thiết, còn thì không nên gọi vào những giờ như: trước khi đi làm buổi sáng, giờ nghỉ trưa, sau 10 giờ đêm… Nếu trường hợp phải gọi vào các giờ nói trên, bạn nên xin lỗi vì đã làm phiền người nghe.
Khi nhận điện thoại: người gọi điện thoại cần chú ý lịch sự như thế nào thì người nhận điện thoại cũng phải như vậy. Nếu người gọi tạo được cảm tình và thân thiện nơi người nghe qua cách mào đầu lịch sự, thì cũng chính qua thái độ ân cần lịch sự của người nghe sẽ làm cho người gọi cảm thấy mình được tôn trọng và cuộc điện đàm sẽ được vui vẻ, nhẹ nhàng.
Trả lời kịp thời: khi chuông điện thoại vang lên, cần cầm máy và trả lời ngay. Đây là chi tiết nhỏ nhưng thể hiện sự tôn trọng người gọi.
Nhà riêng: khi nhấc máy, chỉ cần nói “Xin chào”, hoặc “Alô, xin nghe”. Nếu là người giúp việc hoặc khách trọ thì nói: “Alô, đây là nhà ông/bà… xin nghe”.
Cơ quan: khi nhấc máy cần nêu rõ tên cơ quan.
Cần tập trung tinh thần: để tránh sao lãng thông tin, khi nghe điện thoại nên tập trung, trả lời ngắn gọn, rõ ràng với thái độ ân cần, lịch sự là rất cần thiết.
Người gọi đến cần gặp người khác: khi điện thoại gọi đến cần gặp người nào đó thì người nhận điện thoại nên nói: “Xin vui lòng đợi máy”, rồi đi gọi ngay. Nếu người được gọi không có ở nhà, người nhận điện thoại nên nói: “Xin lỗi…”, hoặc: “Tôi có thể chuyển lời giúp ông/bà… được không?”. Nếu người gọi cần nhắn lại thì chú ý lắng nghe và ghi lại các thông tin cần nhắn cùng với tên người gọi, rồi lặp lại cho người gọi nghe để tránh sai sót và nhầm lẫn.
Nếu điện thoại gọi đến không phải để kiếm bạn thì không nên hỏi danh tánh của đối tượng, vì như thế là thiếu lịch sự.
Khi nhận cuộc điện thoại nhầm số: không nên tỏ ra bực bội, khó chịu, cáu gắt. Hãy lịch sự trả lời nhẹ nhàng với người gọi trước khi gác máy. Tóm lại, nếu bạn muốn nhận được thái độ lịch sự khi gọi nhầm số thì chính bạn phải tỏ ra thật lịch sự trong trường hợp bị người khác làm phiền do cũng gọi nhầm số như vậy.
II. MỘT SỐ LƯU Ý KHI SỬ DỤNG ĐIỆN THOẠI DI ĐỘNG
So với điện thoại bàn thì điện thoại di động tiện dụng, chức năng đa dạng hơn nhiều, lại có thể sử dụng được mọi nơi, mọi lúc. Tuy nhiên, chúng ta không nên lạm dụng và cũng phải tuân theo những quy tắc chủ yếu về phép lịch sự và văn minh điện thoại.
Cần tập cho mình thói quen chỉ sử dụng điện thoại di động khi thật sự cần thiết.
Nơi đông người: khi sử dụng điện thoại nơi đông người, theo phép lịch sự, bạn nên xin lỗi mọi người trước khi nghe; cố gắng nói ngắn gọn, âm lượng vừa đủ để tránh làm phiền những người xung quanh.
Trong các cuộc họp: nên tắt hoặc đặt máy ở chế độ rung hay để chức năng “trả lời tự động” ở những nơi như: lớp học, bệnh viện, rạp hát, trong các cuộc họp…
Nơi tôn nghiêm: ở những nơi tôn nghiêm, như khi dự thánh lễ, nên tắt máy hoàn toàn để tránh làm mất tập trung cho những người xung quanh.
Điện thoại di động là phương tiện giao tiếp cá nhân, riêng tư, nên tránh hoặc giảm đến mức có thể việc gọi nhờ điện thoại di động của người khác - dù họ không từ chối. Trường hợp bất khả kháng phải mượn, bạn hãy xin được thanh toán cước cuộc gọi.
Chiếc điện thoại di động hiện đại với chức năng đa dạng đang thu hút người tiêu dùng, nhất là các bạn trẻ. Nó là công cụ phục vụ đắc lực cho việc giao tiếp, giải trí, truy cập thông tin… nhưng cũng đem lại không ít phiền toái, làm hại sức khoẻ, ảnh hưởng không tốt đến đời sống tinh thần người sử dụng, nếu họ không biết sử dụng hợp lý và chính đáng.
Theo các nhà khoa học, sử dụng điện thoại di động nhiều sẽ gây tổn thương não vì sóng điện từ rất mạnh. Sử dụng điện thoại di động nhiều, thường xuyên có thể dẫn đến nhũn não hoặc ù tai, nhức đầu và mệt mỏi. Vì thế, khi thực hiện cuộc gọi, đợi kết nối xong mới áp điện thoại vào tai. Khi không sử dụng, hãy tắt máy hẳn và để ra xa nhằm hạn chế tác hại của sóng điện từ đối với cơ thể - nhất là khi ngủ, không nên để điện thoại di động ngay đầu nằm, mặc dù máy đã tắt nguồn. Không đeo hoặc để điện thoại trong túi áo trước ngực sẽ ảnh hưởng đến tim. Tuyệt đối để xa tầm tay trẻ em và không cho trẻ dưới 6 tuổi sử dụng điện thoại di động vì sẽ làm tổn hại đến sức khoẻ và sự phát triển của trẻ.
Hiện nay, dù đã có luật cấm sử dụng điện thoại di động trong lúc điều khiển xe máy, nhưng thực tế vẫn còn rất nhiều người vi phạm điều này. Và đây là một trong những nguyên nhân gây ra tai nạn giao thông. Chúng ta nên tuân thủ điều này để tránh nguy hiểm cho mình và cho người khác. Nếu cần thiết sử dụng điện thoại trong lúc lái xe hơi, nên mua thêm bộ linh kiện phụ như tai nghe gắn với dây cắm thẳng vào điện thoại, micro đặt trong dây nối điện thoại di động với tai nghe ngang miệng.
Ngoài ra, chúng ta không nên sử dụng điện thoại di động vào những trò giải trí vô bổ; xâm phạm quyền riêng tư của người khác như nghe lén, chụp hình, quay phim nhằm vào mục đích xấu; khai thác những hình ảnh không lành mạnh… phục vụ cho lối sống thác loạn.
THAY LỜI KẾT
Sử dụng điện thoại tưởng rằng rất đơn giản, chỉ việc nhấc máy lên (bấm số gọi đi hay trả lời), để máy xuống là kết thúc cuộc gọi. Nhưng không phải như vậy, có thể nói đó là một trong những nghệ thuật giao tiếp của cuộc sống đương đại. Như đã nói ở trên, việc sử dụng điện thoại một cách hữu hiệu không chỉ dừng lại ở mức độ đem lại thành công trong công việc mà còn làm đẹp cho mỗi cá nhân trong hoạt động giao tiếp. Đẹp hơn trong mắt bạn khi chính mình thể hiện sự lịch lãm, đẹp trong mắt tôi lúc tôi cảm nhận được sự tinh tế của giao tiếp và đẹp trong mắt mọi người khi nhận ra sự tôn trọng mà họ dành cho nhau.
